Un passe général manque à l'appel. La première chose à faire est de retrouver son numéro et le plan d'organigramme correspondant. Le mot « PG » donne une idée de son importance, mais il ne suffit pas pour décider quels cylindres remplacer.
Un PG peut avoir des exclusions. Un bureau de direction, un local syndical ou une autre porte peuvent être restés hors de son périmètre. À l'inverse, il peut ouvrir des bâtiments auxquels on ne pense pas immédiatement. Il faut donc partir de ce qu'il ouvre réellement.
Reconstituer la disparition
Qui détenait ce passe ? Quand a-t-il été vu pour la dernière fois ? Est-il introuvable dans une armoire, perdu à l'extérieur ou supposé volé ? Était-il accompagné d'une adresse, d'un badge ou d'un document permettant de reconnaître le site ?
On vérifie le prêt, les derniers retours et les personnes susceptibles d'avoir reçu le trousseau. Une clé rendue à l'accueil mais pas encore enregistrée n'appelle pas la même réponse qu'un passe volé dans un sac avec les coordonnées du bâtiment.
Il faut désigner quelqu'un pour suivre cette recherche et quelqu'un pour décider des mesures de sécurité. Cela évite que chacun pense que l'autre s'en occupe. Les remises indispensables peuvent continuer sous contrôle ; suspendre indistinctement tous les prêts peut empêcher la maintenance sans aider à retrouver le PG.
Lister les portes exposées
Le plan d'organigramme permet de dresser la liste des ouvertures. On vérifie ensuite les points incertains : cylindres remplacés récemment, porte renommée, extension absente du dernier fichier. Un tableau propre n'est utile que si les cylindres sont bien posés sur les portes prévues.
Dans cette liste, certaines ouvertures demandent une attention particulière : entrée du bâtiment, locaux techniques, archives, stocks ou accès à une zone sensible. Il faut aussi regarder les cheminements. Une porte peut donner accès à un couloir qui dessert plusieurs espaces, même si la clé n'ouvre pas directement chacun de leurs locaux.
Le responsable dispose alors d'un périmètre concret. C'est sur cette base que le serrurier peut proposer une intervention.
Décider ce qui doit être neutralisé
Refaire un exemplaire du PG remplace l'objet manquant. L'exemplaire perdu continue d'ouvrir les mêmes cylindres. De la même façon, le déclarer perdu dans un logiciel ne change rien à son fonctionnement mécanique.
Le choix dépend de l'objectif de sécurité et du coût. Faut-il empêcher toute entrée dans le bâtiment ? Protéger certains locaux en priorité ? Remplacer l'ensemble des cylindres ouverts par ce passe ? Ces questions doivent être tranchées explicitement, en tenant compte des circonstances de la disparition.
Nous recherchons le périmètre de remplacement qui répond au besoin. Une reprise large peut être justifiée, mais elle ne découle pas automatiquement des deux lettres « PG ». La compatibilité avec les clés conservées et les possibilités de l'organigramme doivent être étudiées. Les mesures provisoires retenues ont, elles aussi, besoin d'un responsable et d'un délai de réexamen.
Garder une trace jusqu'à la fin de l'intervention
Le dossier doit réunir les faits connus, les portes concernées, les décisions et les opérations réalisées. Informez les occupants de ce qui les concerne : remise d'une nouvelle clé, accès modifié, contact en cas de difficulté. La liste complète des ouvertures du passe n'a pas à circuler avec cet avis.
Après la pose, on vérifie le fonctionnement prévu, puis on met à jour le plan et les prêts. On conserve la trace du passe disparu et des anciennes ouvertures ; effacer son historique ferait perdre une partie de l'explication.
Enfin, reprenez la liste des détenteurs de PG. Certains ont peut-être seulement besoin d'un PP, voire de deux clés individuelles. C'est le bon moment pour remettre les attributions en face des fonctions réelles, sans distribuer de nouveaux PG par facilité.
