Quand un bâtiment a changé plusieurs fois de gestionnaire, le dernier fichier disponible ne raconte pas toujours toute l'histoire. Une porte a été déplacée, un cylindre remplacé en urgence, un passe conservé par un ancien prestataire. Avant de commander du matériel, il faut remettre ces informations en face de ce qui existe.
Un audit des clés suit un ordre assez simple : quels cylindres sont sur quelles portes, quelles clés les ouvrent, puis qui possède ces clés. Si l'on commence uniquement par les noms des détenteurs, on risque de faire signer une belle liste sans savoir ce que les clés remises permettent d'ouvrir.
Préparer le relevé avec le responsable du site
Rassemblez le plan d'organigramme, les plans des bâtiments, les commandes et les modifications connues. Identifiez la version de chaque document. Les anciens fichiers restent utiles pour expliquer un écart, mais il faut éviter de les prendre pour l'état actuel.
Définissez les zones à relever, les personnes qui pourront ouvrir et les contraintes d'activité. Certains locaux demandent la présence d'un responsable. On organise leur visite ; on ne démonte pas un cylindre au hasard pour compléter une case.
Préparez des repères stables pour les portes et un support de relevé. Photos d'ensemble, emplacement, numéro visible, dimensions et fonction du cylindre sont utiles selon le travail prévu. Les informations sensibles restent dans le dossier de l'audit, avec une diffusion limitée.
Repartir de chaque porte
Pour une porte donnée, notez son bâtiment, son étage, son usage et son repère. Vérifiez que le cylindre installé correspond aux documents disponibles. Une marque identique ne prouve pas que le profil technique ou la combinaison sont les mêmes.
Lorsque les dimensions doivent être relevées pour un remplacement, elles se prennent selon le type de cylindre. Pour un cylindre européen, on distingue les deux côtés par rapport à la vis de fixation, ainsi que la présence et le côté d'un bouton. Une longueur globale seule peut conduire à commander le mauvais matériel.
Relevez également les défauts de fonctionnement. Une porte qui ferme mal peut avoir un problème de réglage, de serrure ou de cylindre ; le relevé sert à demander le bon diagnostic, pas à décider automatiquement d'un remplacement.
Vérifier les clés et leurs ouvertures
Rassemblez les clés en stock et demandez aux détenteurs de présenter celles qui leur ont été confiées. Notez numéros, quantités et éventuels identifiants d'exemplaires. Les clés inconnues sont isolées le temps de les identifier.
On rapproche ensuite ces clés du plan. Les vérifications physiques sont réalisées avec l'autorisation du site, dans un ordre convenu, sans forcer les mécanismes. Le contrôle porte sur les ouvertures attendues et, lorsque l'étude l'exige, sur l'absence d'ouvertures indésirables.
Conservez la différence entre une ouverture testée, une information issue du plan et une déclaration non vérifiée. Si un local n'a pas pu être visité, écrivez-le. Le résultat sera plus fiable qu'un tableau complété par supposition.
Retrouver les détenteurs et les écarts
Le rapprochement des prêts, du stock et des clés présentées fait apparaître les manques : retour oublié, exemplaire non déclaré, prêt toujours ouvert ou référence erronée. Un exemplaire supplémentaire n'est pas forcément une copie illicite ; il peut provenir d'une commande restée hors du registre.
Il faut chercher l'explication avant de corriger les quantités. Et accepter qu'une partie demeure inconnue. Un audit peut améliorer fortement la connaissance du parc sans prouver l'absence de tout double en circulation.
Classez les écarts selon leur conséquence réelle. Une erreur de nom de porte se corrige dans les données. Une clé ouvrant un local qu'elle ne devrait pas ouvrir demande une analyse technique. Une perte se traite en examinant les accès exposés et le niveau de sécurité recherché.
Décider des travaux et de la suite
Le devis doit distinguer les corrections documentaires, les remplacements nécessaires et les améliorations proposées. Un PG manquant ne conduit pas, par principe, au remplacement de tout le bâtiment. Le périmètre se décide avec le gestionnaire, à partir des ouvertures réelles et du contexte.
Si l'on revoit l'organigramme, on raisonne par fonctions. Des portes qui ont les mêmes besoins peuvent être regroupées en MV ; un local sensible peut conserver sa clé individuelle. On prévoit aussi les extensions, sans consommer toute la capacité disponible pour des cas particuliers temporaires.
À la remise du dossier, le gestionnaire doit disposer d'un état daté, de la liste des inconnues et d'actions attribuées à quelqu'un. Dans Clemax, on met à jour les portes, les clés et les prêts, puis on suit les incidents concernés. La prochaine intervention pourra partir de cette base, à condition que ses changements y soient reportés à leur tour.