Conditions générales d’utilisation

Article 1 - Objet

Les CGU définissent les conditions dans lesquelles les visiteurs, clients et utilisateurs autorisés peuvent consulter le site, créer ou activer un compte, accéder aux espaces réservés et utiliser les fonctionnalités mises à disposition par Clemax.com.

Elles complètent les mentions légales et informations relatives aux données personnelles et les Conditions Générales de Vente (CGV). Les CGV régissent les abonnements, commandes, paiements et garanties commerciales. En cas de contradiction, les conditions particulières expressément acceptées prévalent, sous réserve des dispositions légales impératives et des règles applicables à la commande publique.

Article 2 - Accès au site et à la plateforme

Le site public est accessible librement pour consulter les informations relatives à l’offre, aux fonctionnalités, au support et aux services proposés.

L’accès aux fonctionnalités applicatives est réservé aux organisations clientes et aux utilisateurs expressément autorisés par elles, après création, invitation ou activation d’un compte. La personne qui agit pour une organisation doit disposer des pouvoirs nécessaires. L’éditeur peut demander les informations nécessaires et proportionnées à la vérification d’une demande d’accès et refuser une demande frauduleuse ou étrangère au périmètre du service. Une demande incomplète ou incohérente peut être mise en attente de régularisation.

Le client titulaire d’un espace Clemax.com reste responsable de la désignation de ses administrateurs, de l’attribution des rôles et de la révocation des accès de ses utilisateurs lorsque leur intervention n’est plus justifiée.

L’ouverture d’un compte, une démonstration ou un accès de consultation inclus dans une relation commerciale ne constitue pas, à lui seul, la souscription d’un abonnement payant. Le périmètre de cet accès et celui d’un éventuel abonnement sont définis dans les documents acceptés avec le client ; les droits historiquement convenus ne sont pas modifiés par la seule publication d’une nouvelle offre.

Article 3 - Description des services

Selon l’offre souscrite, le rôle attribué à l’utilisateur et les modules activés, Clemax.com peut notamment permettre :

• la gestion d’organigrammes, de portes, de clés, de cylindres et de détenteurs ;
• la consultation, le classement ou l’administration de documents, plans, cartes de propriété et justificatifs associés ;
• le suivi de prêts et de retours, l’identification de clés par tags ou badges RFID compatibles, le recueil de signatures simples liées aux remises, ainsi que le suivi d’incidents, de réassorts, de commandes, de devis et de factures ;
• la gestion des comptes, sites, rôles, habilitations, journaux d’action et fonctions de pilotage ;
• l’accès à des fonctions de support, d’import, d’export, de notification ou d’accompagnement selon l’offre applicable.

Le périmètre exact des fonctionnalités disponibles dépend de l’offre commerciale choisie, des habilitations du compte client, des options activées, des données disponibles et de l’état de configuration de l’environnement concerné.

Les sites et organigrammes servent à organiser les données. Pour les offres Pro et Business de la grille actuelle, ils ne constituent pas une unité de facturation : la capacité en portes et les accès nominatifs inclus sont précisés dans les CGV et le document de souscription. Un détenteur de clé sans compte de connexion n’est pas un utilisateur de la plateforme.

Clemax.com ne commande pas l’ouverture des serrures et n’enregistre pas les passages physiques aux portes. Le lecteur RFID facilite l’identification d’un tag ; il ne vérifie pas à lui seul l’identité d’une personne ou son autorisation d’accès à un bâtiment. L’enregistrement d’un prêt, d’un retour ou d’une signature repose sur les opérations renseignées ou validées par les utilisateurs autorisés.

Article 4 - Obligations de l’utilisateur

L’utilisateur s’engage à utiliser le site et la plateforme de manière loyale, licite et conforme aux besoins de l’organisation pour laquelle il est habilité.

À ce titre, il s’interdit notamment :

• de communiquer sciemment des informations fausses ou trompeuses, ou de laisser sans correction des informations opérationnelles dont il connaît l’inexactitude ;
• de porter atteinte à la sécurité, à l’intégrité ou à la disponibilité du service ;
• de détourner les fonctionnalités du site à des fins illicites ou frauduleuses, ou de porter atteinte aux droits de propriété intellectuelle de l’éditeur ou de tiers ;
• de tenter d’accéder à des données, comptes, sites ou périmètres pour lesquels il n’est pas habilité ;
• de reproduire, extraire massivement, aspirer, revendre ou redistribuer les éléments protégés de la plateforme sans autorisation, sous réserve des exceptions légales et des droits du client sur ses propres données ; les exports autorisés, la réversibilité et l’exercice des droits légaux restent possibles ;
• d’utiliser un compte partagé lorsque celui-ci est personnel et nominatif ;
• d’importer des contenus illicites, malveillants, inexacts, excessifs ou portant atteinte aux droits de tiers.

L’utilisateur s’engage à vérifier les informations opérationnelles avant toute décision sensible, notamment lorsqu’elles concernent des clés, accès, sites, habilitations, incidents, commandes ou documents de sécurité.

Article 5 - Identifiants et sécurité

Chaque utilisateur doit préserver la confidentialité de ses identifiants et utiliser son compte dans le périmètre de ses habilitations. Il doit mettre en place des mesures de sécurité adaptées, notamment le choix d’un mot de passe robuste, la protection de son poste de travail et, lorsque disponible, l’activation des options de sécurité complémentaires. Une opération enregistrée depuis un compte peut être contestée, notamment en cas d’accès frauduleux ; cet enregistrement ne suffit pas, à lui seul, à établir de manière incontestable l’intervention de son titulaire.

Le client doit tenir à jour la liste des utilisateurs autorisés, limiter les droits au strict nécessaire, retirer les accès devenus inutiles et signaler toute anomalie susceptible d’affecter la confidentialité ou l’intégrité des données.

En cas de suspicion d’accès non autorisé, de perte de contrôle d’un compte, d’usage abusif, de divulgation accidentelle ou d’anomalie de sécurité, l’utilisateur ou le client concerné doit avertir l’éditeur dans les meilleurs délais à l’adresse support@clemax.com.

Article 6 - Disponibilité, maintenance et suspension

L’éditeur met en œuvre des moyens raisonnables pour assurer l’accessibilité et le bon fonctionnement du service. Il s’agit d’une obligation de moyens.

Le service peut être temporairement interrompu pour maintenance, mise à jour, évolution, sauvegarde, opération de sécurité, correction d’anomalie ou en cas d’incident technique. Dans la mesure du possible, les opérations planifiées affectant significativement les comptes actifs sont annoncées par tout moyen utile.

Une restriction ou suspension peut être décidée en cas de manquement suffisamment sérieux aux obligations applicables, d’incident de paiement dans les conditions des CGV, de menace pour la sécurité, de demande d’une autorité compétente ou de demande légitime du client concernant les habilitations de ses utilisateurs. La mesure est limitée aux accès et à la durée nécessaires au traitement de la situation.

Sauf urgence de sécurité, fraude ou interdiction légale d’information, le client est informé des motifs et dispose d’un délai raisonnable pour présenter ses observations ou régulariser la situation avant une suspension. En cas d’intervention immédiate, l’information est communiquée dès que cela est possible. Les accès sont rétablis lorsque le motif de suspension a disparu. Une résiliation définitive demeure soumise aux CGV, aux conditions particulières et aux règles légales applicables ; la suspension n’emporte pas, à elle seule, suppression des données du client.

Article 7 - Propriété intellectuelle

Sous réserve des données et contenus apportés par le client et des droits de tiers, le logiciel, son architecture, les contenus éditoriaux et les éléments distinctifs de Clemax.com restent protégés par les droits de l’éditeur ou de leurs titulaires respectifs. Les CGU n’emportent aucun transfert de ces droits au bénéfice de l’utilisateur ou du client.

Le client et ses utilisateurs autorisés bénéficient d’un droit d’accès et d’usage non exclusif, dans les limites de l’offre ou de l’accès convenu, des habilitations accordées et de la durée de la relation contractuelle. Ce droit ne peut être retiré que dans les conditions du contrat et de la loi.

Le client conserve les droits qu’il détient sur les données, documents et contenus qu’il importe dans Clemax.com. Il garantit disposer des droits, autorisations et bases légales nécessaires à leur dépôt, leur conservation, leur partage et leur traitement dans le cadre du service.

Le client autorise l’éditeur à traiter et reproduire ces éléments uniquement dans la mesure nécessaire à l’exécution du service et aux obligations légales applicables. Leur dépôt ne confère aucun droit de revente ou de réutilisation commerciale autonome à l’éditeur. Les modalités de restitution et de suppression en fin de relation sont définies dans la rubrique réversibilité des CGV.

Article 8 - Données personnelles

L’éditeur traite, en qualité de responsable de traitement, les données nécessaires à la gestion de ses propres demandes, relations commerciales, comptes de facturation et obligations légales. Les finalités, bases légales, destinataires, durées de conservation et modalités d’exercice des droits correspondants sont précisés dans les mentions légales et informations relatives aux données personnelles.

Lorsqu’un client utilise Clemax.com pour gérer les données personnelles de ses détenteurs de clés, salariés, prestataires ou autres intervenants, il agit comme responsable du traitement ou comme sous-traitant autorisé d’une autre organisation. L’éditeur traite ces données sur instructions documentées, en qualité de sous-traitant ou de sous-traitant ultérieur selon le cas. Ce traitement est obligatoirement encadré par les clauses de l’article 28 du RGPD figurant dans la rubrique données personnelles et sous-traitance des CGV, complétées, le cas échéant, par l’accord spécifique accepté entre les parties.

Le client fournit l’information requise aux personnes concernées ou s’assure qu’elle est fournie par le responsable du traitement pour lequel il agit. Il dispose des habilitations nécessaires pour confier les données à Clemax.

Les droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et, lorsque les conditions en sont réunies, de portabilité peuvent être exercés auprès du responsable du traitement concerné. Les demandes adressées à support@clemax.com au sujet des données gérées pour un client lui sont transmises afin qu’il y réponde, avec l’assistance de l’éditeur. Toute personne concernée peut également saisir la CNIL.

Article 9 - Cookies et traceurs

Le site utilise des cookies strictement nécessaires à la sécurité, à l’authentification, au maintien de session, au panier de commande, au paiement, aux préférences d’interface et à la prévention des abus.

Les finalités et les moyens de gestion des cookies sont précisés dans les mentions légales. Aucun traceur soumis au consentement ne doit être activé avant le choix de l’utilisateur. La seule poursuite de la navigation ne vaut pas consentement à de tels traceurs.

Article 10 - Responsabilité

Les caractéristiques du service convenues avec le client figurent dans les documents contractuels acceptés. Les présentations et démonstrations permettent d’évaluer l’offre ; elles ne dispensent pas l’éditeur de son obligation d’information précontractuelle ni du respect des caractéristiques annoncées et convenues.

L’utilisateur et le client demeurent responsables de l’exactitude des données saisies ou importées, des droits attribués dans leur organisation, de la légalité des contenus déposés, de la conservation des justificatifs originaux lorsque cela est nécessaire, ainsi que des décisions opérationnelles prises à partir des informations disponibles dans la plateforme.

Clemax.com constitue un outil d’aide à l’organisation et à la traçabilité. Il ne se substitue pas aux contrôles physiques, procédures internes, habilitations métier, obligations réglementaires, règles de sécurité des bâtiments ou décisions de gestion qui restent sous la responsabilité du client.

Chaque partie répond des manquements à ses propres obligations. Les équipements locaux, les données fournies par le client ou les événements extérieurs sont appréciés selon leur rôle dans le dommage et les mesures que chaque partie devait prendre. Une intrusion, une panne d’Internet ou l’intervention d’un tiers n’exonère donc pas automatiquement l’éditeur de sa responsabilité, notamment en cas de manquement à ses obligations de sécurité. Les conditions de responsabilité des prestations vendues sont précisées dans les CGV, sous réserve des droits impératifs applicables.

Article 11 - Preuve et traçabilité

Pour les besoins de sécurité, d’audit, de support, de preuve et de pilotage, certaines actions peuvent être journalisées : connexions, changements de droits, créations, modifications, suppressions, demandes de commande, validations, téléchargements ou événements sensibles.

Les journaux techniques et fonctionnels peuvent être utilisés pour établir l’origine d’une opération, diagnostiquer un incident, traiter une demande de support, répondre à une obligation légale ou documenter l’exécution du service.

Les signatures recueillies pour les prêts ou remises constituent des éléments de traçabilité ; elles ne sont pas présentées comme des signatures électroniques qualifiées ni comme un horodatage qualifié. Les journaux, validations et signatures peuvent être produits comme éléments de preuve, dont la portée demeure appréciable et contestable selon les règles applicables. Le client conserve les justificatifs et recourt, si nécessaire, au niveau de signature ou de contrôle exigé pour l’acte concerné.

Article 12 - Modification des CGU

L’éditeur peut proposer une mise à jour des CGU pour tenir compte des évolutions légales, réglementaires, techniques ou fonctionnelles du service. La version publiée indique sa date. Sa publication ne modifie pas rétroactivement les contrats ou droits déjà convenus.

Les modifications substantielles envisagées pour les comptes actifs sont communiquées au client avant leur prise d’effet, avec les éléments lui permettant d’en comprendre la portée. Elles sont soumises à son acceptation lorsqu’elle est requise ; la simple poursuite de la navigation ne vaut pas acceptation d’une modification contractuelle. Les dispositions légales impératives s’appliquent selon leur propre date d’entrée en vigueur. Les évolutions de tarifs, de durée et de renouvellement restent régies par les CGV et les conditions particulières acceptées.

Article 13 - Droit applicable et juridiction compétente

Les présentes CGU sont régies par le droit français.

Une réclamation peut être adressée à support@clemax.com afin de rechercher une solution amiable, sans priver les parties de leur droit de saisir la juridiction compétente.

Lorsque toutes les parties au contrat ont contracté en qualité de commerçant et que les conditions de l’article 48 du Code de procédure civile sont remplies, les litiges relèvent des tribunaux matériellement compétents du ressort de Toulouse. Dans les autres cas, les règles légales de compétence s’appliquent. Cette clause ne s’impose pas du seul fait de leur activité aux associations, personnes publiques, professionnels non commerçants ou utilisateurs salariés.

Les dispositions impératives protégeant, le cas échéant, les non-professionnels demeurent applicables. Les règles de la commande publique, les documents du marché acceptés et la compétence des juridictions administratives lorsqu’elle s’applique sont réservés.