Questions fréquentes

Oui. La page Commencer permet de transmettre un organigramme, un tableau, un plan ou un scan de départ. L’objectif est de cadrer la reprise avant l’ouverture effective du compte et d’éviter de repartir d’une page blanche.

Oui. Les données peuvent être organisées par site, bâtiment, étage et zone. Les autorisations applicatives sont attribuées site par site : Lecture est incluse, Prêt et Commandes peuvent être cochés séparément ou ensemble, et Admin donne tous les droits. Il n’existe pas aujourd’hui de droit distinct pour chaque bâtiment ou chaque porte.

Un utilisateur SaaS se connecte à l’application et dispose de rôles ou permissions. Un détenteur est la personne physique à qui des clés sont confiées, avec émargement si nécessaire, qu’elle ait un compte ou non.

Oui. Pro couvre un site, Business centralise plusieurs sites et Patrimoine répond aux déploiements plus étendus ou intégrés. Le changement d’offre élargit le périmètre sans ressaisir les données existantes ; les quotas et l’accompagnement sont recadrés avec vous.

Oui, dès qu’un site actif est sélectionné et qu’un droit Prêt, Commandes ou Admin est attribué à l’utilisateur. Ensuite, les blocs visibles dans le Cockpit Manager dépendent de l’offre du site et des droits réels de la personne connectée.

Oui. Un dossier de commande regroupe les clés sélectionnées, le fournisseur, les justificatifs requis, le devis éventuel, le bon de commande et les statuts jusqu’à réception. Selon le contexte, vous pouvez travailler en commande directe ou en parcours devis puis commande.

L’API complète et le SSO font partie du périmètre Patrimoine et nécessitent un cadrage : système source, données échangées, authentification et responsabilités. Ce n’est pas un catalogue de connecteurs activables en un clic. Parlez-nous de l’intégration visée avant de choisir l’offre.

Cela dépend surtout du volume de données, du nombre de sites et de l’état de votre documentation. Un périmètre simple peut être cadré rapidement ; un organigramme plus vaste demande généralement une phase de reprise et de validation plus progressive.

Oui. La reprise peut inclure la lecture des fichiers, l’harmonisation des colonnes, la clarification des références et la validation des associations. L’application dispose aussi d’un parcours d’import avec prévisualisation ; le niveau d’intervention de Clemax dépend du volume et de l’état des sources.

Oui. C’est souvent une bonne approche pour valider la structure, les habitudes de saisie et les droits d’accès avant d’étendre le dispositif à d’autres bâtiments ou établissements.

Oui. Le registre de prêt associe la clé ou le porte-clés à un détenteur, enregistre la signature au départ et au retour, conserve la date de retour souhaitée et met les retards en évidence.

Le Cockpit Manager sert de vue de supervision du site actif. Il regroupe dans un même écran les retards, relances prioritaires, clés critiques, documents manquants, écarts de structure, tensions de stock et activité récente, avec des liens directs vers les portes, clés, commandes, incidents ou logs concernés.

Rien à installer : Clemax.com s’utilise dans un navigateur web récent. L’interface s’adapte au téléphone et à la tablette pour consulter, prêter, restituer ou travailler sur le terrain. Une connexion internet reste nécessaire.

Un badge RFID fixé au trousseau lui donne un identifiant unique. Au moment du prêt, vous présentez le badge devant un lecteur RFID USB compatible : son numéro remplit le champ du porte-clés, puis vous choisissez le détenteur, la date de retour et recueillez la signature. Le retour et l’historique suivent le même trousseau. Le lecteur USB peut être acheté auprès de Clemax. Le badge identifie le trousseau ; il ne remplace pas les références des clés qui le composent.

Oui. Voir Gestion des plans : import multi-fichiers, filtres bâtiment ou étage, marqueurs interactifs et accès direct à la fiche porte.

Oui. Les listes de portes, clés, détenteurs, prêts et badges proposent des exports Excel et PDF, ainsi que l’impression. L’export porte sur le site et les filtres affichés dans la liste concernée.

Une relance automatique par e-mail est envoyée lorsque la date de retour est dépassée et qu’une adresse valide est renseignée pour le détenteur. Il n’y a actuellement ni rappel avant l’échéance ni envoi par SMS. Le Cockpit Manager et le registre permettent aussi de repérer les retards sans attendre la relance.

Non. Clemax.com est une application web et nécessite une connexion internet pour consulter ou enregistrer des données. L’interface est adaptée aux usages mobiles, mais il n’existe pas de mode hors connexion ni de synchronisation différée aujourd’hui.

Oui, dès lors que les mouvements ont été enregistrés dans l’outil. L’historique conserve les dates de prêt et de retour, le détenteur et le support concerné ; il permet donc de reconstituer une situation passée.

Déclarez un dossier incident. Il centralise la clé concernée, le détenteur connu, les accès potentiellement impactés, les actions à mener, les pièces jointes, les coûts et l’historique de résolution. Si nécessaire, le dossier peut aussi signaler qu’un blocage de commande sensible doit rester actif tant que la qualification n’est pas terminée. Tant que l’incident reste ouvert, le Cockpit Manager peut aussi faire remonter la clé comme signal critique.

Oui, mais elle reste enregistrée comme un prêt avec une date de retour souhaitée, modifiable par la suite. Clemax ne propose pas encore un statut séparé « dotation permanente » ; cette règle évite qu’une clé confiée durablement disparaisse du suivi.

Oui, dans les espaces prévus : cartes de propriété et certificats au niveau de l’organigramme, plans sur les portes, devis et bons de commande dans les dossiers de commande, pièces et photos dans les incidents. Clemax n’est pas une GED généraliste où n’importe quel fichier peut être joint à n’importe quelle fiche.

Les données restent consultables. Si ce document est requis pour la clé concernée, la commande reste bloquée jusqu’à l’ajout d’un justificatif valable. La demande de duplicata se fait auprès du fabricant ou de son réseau, avec l’accompagnement Clemax prévu dans votre contrat le cas échéant.

Les droits sont attribués pour chaque site. Lecture est la base ; Prêt tient à jour les détenteurs et gère les remises et retours ; Commandes gère les achats. Prêt et Commandes sont deux cases indépendantes qui peuvent être cumulées ; Admin donne tous les droits. Les incidents sont accessibles aux profils Prêt, Commandes et Admin, tandis que l’historique terminé et les signatures restent réservés aux administrateurs. Un détenteur de clé n’a pas besoin d’un compte applicatif.

Les données sont hébergées chez Hostinger. Clemax.com utilise HTTPS, des droits par site et par rôle, l’authentification à deux facteurs activable par chaque utilisateur, ainsi que des journaux pour les actions sensibles. Une synthèse non juridique est disponible sur la page Sécurité, confiance et RGPD.

Un logiciel n’est pas « certifié RGPD » à lui seul. Clemax fournit des fonctions de minimisation, conservation paramétrable, archivage, pseudonymisation, effacement, suivi des demandes de droits et gel juridique. Le client reste responsable des finalités, bases légales et durées qu’il choisit ; le rôle de Clemax est précisé contractuellement. Les principes sont résumés sur la page Sécurité, confiance et RGPD.

L’admin peut archiver la fiche, puis appliquer la politique de conservation du site. Un prêt actif doit d’abord être restitué. Identité, coordonnées, signatures et preuves peuvent suivre des échéances différentes ; un gel juridique ciblé peut suspendre une purge. Les demandes d’accès ou d’effacement sont enregistrées avec leur échéance et peuvent donner lieu à un export structuré après vérification.

Oui. Les logs admin du site actif permettent de retrouver l’acteur, l’action, la cible, le résultat, la date et le contexte d’une opération sensible. Les administrateurs peuvent aussi filtrer le journal et l’exporter en CSV pour les besoins d’audit ou de pilotage. Le Cockpit Manager peut servir de point d’entrée vers ces signaux, mais il ne remplace pas le détail complet du journal.

Oui. L’accès est accordé site par site, avec un rôle propre à chacun. En revanche, Clemax ne propose pas aujourd’hui de restriction plus fine à un bâtiment, un étage, une porte ou un groupe de clés à l’intérieur d’un même site.

Oui. Chaque utilisateur peut activer la 2FA depuis les paramètres de sécurité de son compte, avec une application d’authentification et des codes de récupération. Elle complète le mot de passe ; elle ne remplace pas une bonne gestion des comptes et des rôles.

Oui. Les principales listes opérationnelles peuvent être exportées en Excel ou PDF, et les demandes RGPD disposent d’un export structuré dédié. Pour une réversibilité complète comprenant les relations et les documents, le format et le périmètre doivent être cadrés avec Clemax avant la fin du contrat.

Il faut transmettre rapidement le site concerné, l’impact constaté, les personnes ou clés impliquées et les documents utiles. L’équipe qualifie ensuite le sujet, aide à isoler le périmètre et documente les actions nécessaires. Les coordonnées de contact sont précisées sur la page Sécurité, confiance et RGPD.

La solution s’adresse notamment aux structures qui doivent suivre un parc de clés et d’accès dans la durée : multi-sites, syndics, collectivités, services techniques, installateurs ou gestionnaires de patrimoine.

Non. La plateforme est pensée pour être pilotée par les équipes métier. Un support ponctuel peut être utile au démarrage, mais le fonctionnement quotidien ne suppose pas une administration informatique lourde.

Oui. Selon le besoin et l’offre, l’accompagnement peut couvrir le cadrage, la reprise des données, la structuration initiale et la formation. Une prise en main courte suffit souvent pour les usages courants ; les administrateurs et projets multi-sites peuvent bénéficier d’un parcours plus structuré.

Tous les comptes ont accès aux guides, à la FAQ et au formulaire. Le support prioritaire ou téléphonique dépend du contrat. Pour un problème urgent, utilisez le canal prévu par votre offre et indiquez immédiatement le site, l’action bloquée, l’impact, le message affiché et, si possible, une capture. Voir les niveaux de support.

Oui, dans la mesure où les documents et références nécessaires peuvent être fournis. L’objectif est de s’insérer dans votre organisation existante, pas de vous obliger à repartir d’un réseau différent.

Oui. L’accompagnement peut aussi porter sur les phases d’évolution : nouveau site, extension d’organigramme, changement d’équipe, réorganisation interne ou montée en charge progressive.

Le plus efficace est de venir avec un cas concret : un site, quelques portes, une clé recherchée, un détenteur à vérifier, un prêt à tracer ou une commande sensible à préparer. Vous pouvez aussi transmettre un fichier de départ via Commencer pour que la démonstration parte de votre réalité.