FAQ

Oui. La page Commencer permet de transmettre un organigramme, un tableau, un plan ou un scan de départ. L’objectif est de cadrer la reprise avant l’ouverture effective du compte et d’éviter de repartir d’une page blanche.

Oui. Nous reprenons l’existant, puis vous basculez progressivement sur Clemax.com pour les nouveaux achats et la gestion courante.

Oui. Vous pouvez organiser vos données par site, bâtiment et zone, puis gérer les portes, clés, plans et utilisateurs avec des droits dédiés.

Un utilisateur SaaS se connecte à l’application et dispose de rôles ou permissions. Un détenteur est la personne physique à qui des clés sont confiées, avec émargement si nécessaire, qu’elle ait un compte ou non.

Oui. Vous pouvez faire évoluer votre offre selon vos besoins. L’objectif reste de conserver une gestion simple, lisible et portable de vos données.

Oui, dès qu’un site actif est sélectionné et qu’un rôle Prêt, Commande ou Admin est attribué à l’utilisateur. Ensuite, les blocs visibles dans le Cockpit Manager dépendent de l’offre du site et des droits réels de la personne connectée.

Oui. Un dossier de commande regroupe les clés sélectionnées, le fournisseur, les justificatifs requis, le devis éventuel, le bon de commande et les statuts jusqu’à réception. Selon le contexte, vous pouvez travailler en commande directe ou en parcours devis puis commande.

Oui, selon l’offre et le besoin. Des intégrations autour des commandes, du SSO ou des exports peuvent être proposées. Contactez-nous pour connaître les connecteurs disponibles.

Cela dépend surtout du volume de données, du nombre de sites et de l’état de votre documentation. Un périmètre simple peut être cadré rapidement ; un organigramme plus vaste demande généralement une phase de reprise et de validation plus progressive.

Oui. Nous pouvons vous aider à relire les fichiers, harmoniser les colonnes, clarifier les références et identifier les zones floues avant import afin d’éviter d’introduire de mauvaises données dans la base.

Non. Une reprise progressive est possible. L’objectif est souvent de conserver l’historique utile tout en mettant en place une nomenclature plus cohérente pour la suite.

Dans la plupart des cas, un référent métier et un référent opérationnel suffisent. Il n’est pas nécessaire de mobiliser une grosse équipe, mais il est utile d’avoir une personne capable de valider les règles d’accès et les sources documentaires.

Oui. C’est souvent une bonne approche pour valider la structure, les habitudes de saisie et les droits d’accès avant d’étendre le dispositif à d’autres bâtiments ou établissements.

Oui. Le registre de prêt capture la signature au départ et au retour, conserve l’échéance, met en évidence les retards et permet les rappels automatiques.

Le Cockpit Manager sert de vue de supervision du site actif. Il regroupe dans un même écran les retards, relances prioritaires, clés critiques, documents manquants, écarts de structure, tensions de stock et activité récente, avec des liens directs vers les portes, clés, commandes, incidents ou logs concernés.

Oui. La page Fonctionnalités présente des captures du cockpit manager, des portes, des clés, des utilisateurs et du registre de prêt. Une démonstration personnalisée permet ensuite de replacer ces écrans dans votre contexte réel.

Oui. Les clés comme les porte-clés peuvent être identifiés par NFC. Le scan préremplit le formulaire de prêt ou de retour et trace l’action.

Oui. Voir Gestion des plans : import multi-fichiers, filtres bâtiment ou étage, marqueurs interactifs et accès direct à la fiche porte.

Oui. Des exports CSV et PDF sont disponibles pour les portes, clés, détenteurs et prêts, avec filtres par période et par site.

Des rappels peuvent être envoyés avant échéance puis après retard, par e-mail et, selon l’option retenue, par SMS. L’historique reste rattaché au prêt.

Oui. Nous utilisons des tags standards à identifiant unique, lisibles depuis un smartphone compatible NFC ou un lecteur USB de bureau.

Clemax.com est une application web. Certaines consultations ou usages terrain peuvent rester possibles selon l’équipement, mais la synchronisation et l’archivage des signatures nécessitent une connexion.

Oui, dès lors que les mouvements ont été enregistrés dans l’outil. L’historique permet de reconstituer les prêts, retours et affectations afin de retrouver rapidement une situation passée.

Déclarez un dossier incident. Il centralise la clé concernée, le détenteur connu, les accès potentiellement impactés, les actions à mener, les pièces jointes, les coûts et l’historique de résolution. Si nécessaire, le dossier peut aussi signaler qu’un blocage de commande sensible doit rester actif tant que la qualification n’est pas terminée. Tant que l’incident reste ouvert, le Cockpit Manager peut aussi faire remonter la clé comme signal critique.

Oui. La plateforme peut distinguer une attribution durable d’un prêt ponctuel, ce qui évite de mélanger les usages quotidiens, les interventions techniques et les remises temporaires.

Oui. L’idée est justement d’éviter la dispersion documentaire. Les pièces importantes peuvent être rattachées aux bonnes fiches pour que l’équipe retrouve plus vite les éléments nécessaires.

Oui. Entre les exports, les filtres, les fiches détaillées et les plans, l’outil sert aussi à préparer des contrôles, campagnes d’inventaire ou revues périodiques de dotation.

Nous vous accompagnons pour demander un duplicata au fabricant. Pendant ce temps, les données restent consultables mais les commandes sensibles restent bloquées par sécurité.

Les accès sont gérés par rôles : consultation, gestion des prêts, validation de commandes ou administration. Un détenteur n’a pas nécessairement besoin d’un compte applicatif.

Les données sont hébergées chez Hostinger. Clemax.com s’appuie sur des connexions HTTPS, une gestion stricte des accès, la 2FA, des journaux d’activité et des exports. Une synthèse non juridique est disponible sur la page Sécurité, confiance et RGPD.

Le RGPD ne se résume pas à une certification du logiciel. Clemax fournit des fonctions de minimisation, de conservation paramétrable, de pseudonymisation, d’effacement, de registre des demandes de droits, de gel juridique et de traçabilité. Le client reste responsable des finalités, bases légales, durées et exceptions applicables ; le rôle contractuel de Clemax est précisé dans les documents du projet. Les grandes lignes sont résumées sur la page Sécurité, confiance et RGPD.

L’admin peut archiver une fiche, pseudonymiser l’historique ou effectuer un effacement RGPD. Un prêt actif doit d’abord être restitué. Les coordonnées, signatures et preuves suivent des échéances distinctes définies par site ; les preuves résiduelles d’une fiche inactive sont réservées aux admins. Les demandes de droits ont une référence et une échéance. Après vérification d’identité et contrôle des droits des tiers, Clemax prépare un JSON structuré ou un ZIP lisible avec les signatures déclarées communicables. Un gel juridique ciblé peut suspendre une purge, avec motif et date de revue.

Oui. Les logs admin du site actif permettent de retrouver l’acteur, l’action, la cible, le résultat, la date et le contexte d’une opération sensible. Les administrateurs peuvent aussi filtrer le journal et l’exporter en CSV pour les besoins d’audit ou de pilotage. Le Cockpit Manager peut servir de point d’entrée vers ces signaux, mais il ne remplace pas le détail complet du journal.

Oui. Les droits peuvent être pensés pour limiter la visibilité au strict nécessaire, par zone géographique, périmètre opérationnel ou responsabilité métier.

La logique consiste à retirer les accès applicatifs, vérifier et restituer les clés, puis archiver la fiche du détenteur. Les coordonnées sont pseudonymisées après la durée choisie, tandis que signatures et preuves suivent leurs échéances propres. L’effacement définitif intervient lorsque plus aucune preuve justifiée ne reste à conserver.

Oui. Selon le paramétrage retenu, l’accès peut s’appuyer sur des mesures comme la gestion des sessions, la politique de mot de passe et, lorsque nécessaire, des protections complémentaires comme l’authentification renforcée pour les comptes sensibles.

Oui. La portabilité des données fait partie des attentes légitimes sur ce type de solution. Les exports disponibles facilitent la reprise, l’archivage ou la transmission vers un autre système.

Il faut transmettre rapidement le site concerné, l’impact constaté, les personnes ou clés impliquées et les documents utiles. L’équipe qualifie ensuite le sujet, aide à isoler le périmètre et documente les actions nécessaires. Les coordonnées de contact sont précisées sur la page Sécurité, confiance et RGPD.

Non. La plateforme est pensée pour être pilotée par les équipes métier. Un support ponctuel peut être utile au démarrage, mais le fonctionnement quotidien ne suppose pas une administration informatique lourde.

Oui. Selon votre besoin, l’accompagnement peut couvrir le cadrage, la reprise des données, la structuration initiale et les bonnes pratiques de gouvernance pour partir sur une base saine.

Oui. Une courte prise en main suffit souvent pour les usages courants, mais un accompagnement plus structuré peut être prévu pour les administrateurs ou les équipes multi-sites.

Tout dépend de votre niveau d’autonomie, du caractère critique de votre exploitation et du nombre de sites à couvrir. Les offres supérieures sont surtout utiles quand le délai de réponse ou l’accompagnement direct devient un enjeu opérationnel.

En cas de besoin urgent, il faut utiliser le canal correspondant à votre offre pour accélérer la prise en charge. Le plus important est de transmettre rapidement le contexte, le site concerné et l’impact opérationnel constaté.

Oui, dans la mesure où les documents et références nécessaires peuvent être fournis. L’objectif est de s’insérer dans votre organisation existante, pas de vous obliger à repartir d’un réseau différent.

Oui. L’accompagnement peut aussi porter sur les phases d’évolution : nouveau site, extension d’organigramme, changement d’équipe, réorganisation interne ou montée en charge progressive.

Le plus efficace est de venir avec un cas concret : un site, quelques portes, une clé recherchée, un détenteur à vérifier, un prêt à tracer ou une commande sensible à préparer. Vous pouvez aussi transmettre un fichier de départ via Commencer pour que la démonstration parte de votre réalité.