Une armoire peut être impeccable et son contenu mal suivi. Toutes les clés sont alignées, les étiquettes ont la même couleur, mais personne ne sait si le crochet vide correspond à un prêt, à une perte ou à une clé déplacée.
Avant d'acheter une armoire plus grande, il faut donc décider comment on va la tenir. Qui remet les clés ? Qui les récupère ? Où note-t-on les mouvements ? Le rangement devient beaucoup plus simple quand ces trois points sont réglés.
Un emplacement connu pour chaque clé
Attribuez un numéro aux crochets et reliez chaque emplacement au numéro de clé ou au trousseau qu'il reçoit. Le numéro du crochet et le numéro gravé sur la clé sont deux informations différentes. On peut changer le rangement sans changer l'identité de la clé.
Les couleurs sont utiles pour retrouver une famille de clés, à condition de garder une légende courte. Elles ne remplacent pas les numéros. Une clé bleue n'est pas identifiable si cinq trousseaux bleus circulent entre plusieurs bâtiments.
Pour les clés qui sortent du site, préférez un repère discret. Inscrire l'adresse complète et « passe général » sur le même porte-clés facilite aussi le travail de celui qui le trouverait. La correspondance détaillée reste dans le registre, accessible aux personnes qui en ont besoin.
Rangez les clés sensibles dans un espace dont l'accès est maîtrisé. La clé de l'armoire elle-même mérite un suivi : une armoire fermée perd beaucoup de son intérêt si chacun connaît la cachette du double.
Préparer les trousseaux selon les usages
Un trousseau doit correspondre à une intervention ou à une fonction compréhensible. Évitez les anneaux auxquels on ajoute, année après année, toutes les clés qui pourraient servir un jour. On finit par donner un ensemble trop large simplement parce qu'il est déjà prêt.
Faites la liste du contenu, avec les numéros et les quantités. Si le trousseau comporte deux exemplaires d'une même clé, cette quantité doit apparaître. Si une clé ouvre plusieurs portes en mêmes variures, il n'est pas nécessaire de fabriquer un trousseau d'exemplaires identiques pour représenter chacune de ces portes.
Les clés non identifiées restent à part, avec leur provenance si on la connaît. Les accrocher au premier emplacement libre ne résout rien. On les fait identifier avant de les remettre à quelqu'un.
Faire suivre chaque sortie d'un retour vérifié
Au départ, notez le détenteur, la clé ou le trousseau, la quantité et l'échéance de retour. L'émargement permet de garder une trace de la remise. Il faut aussi prévoir une manière simple d'enregistrer le retour.
Un anneau posé sur le bureau n'est pas encore un trousseau contrôlé. On compare son contenu à la liste, on relève un manque ou une détérioration, puis on le remet à son emplacement. Une clé peut être revenue sans être disponible : par exemple si elle est abîmée ou doit être vérifiée avant un nouveau prêt.
Dans Clemax, un tag peut identifier le trousseau et son contenu. La lecture RFID retrouve sa fiche ; elle ne compte pas les clés présentes sur l'anneau. Ce contrôle reste à faire à la main.
Une vérification adaptée à la circulation
Une armoire sollicitée toute la journée ne se contrôle pas au même rythme qu'une réserve ouverte une fois par mois. Prévoyez un passage régulier où l'on rapproche les emplacements, les quantités et les prêts en cours. Pour chaque manque, on cherche une explication précise.
Ce contrôle est aussi l'occasion de remplacer une étiquette devenue illisible et de retirer du prêt une clé déformée. Un problème de fonctionnement se fait examiner ; il ne justifie pas à lui seul de changer tous les cylindres concernés.
L'armoire doit rester utilisable par la personne qui remplace le gestionnaire habituel. Si elle peut trouver une clé, enregistrer sa sortie et vérifier son retour sans connaître l'histoire du bâtiment, le rangement est bien conçu.
