Depuis des années, je dirige Bézian Sécurité, une entreprise spécialisée en serrurerie, organigrammes de clés et contrôle d’accès. Nous concevons des organigrammes, fournissons des cylindres, commandons des clés et accompagnons les évolutions des bâtiments.
Dans ce travail, les mêmes questions reviennent : quelle clé faut-il commander ? Qui détient encore ce passe ? Quelles portes ouvre le trousseau confié à une entreprise extérieure ? Le plan que l’on nous transmet correspond-il toujours aux cylindres posés ?
Le matériel est souvent encore en bon état. C’est son suivi qui s’est compliqué. J’ai développé CLEMAX pour aider les gestionnaires à retrouver ces informations et à les tenir à jour.
Entre la livraison et la vie du bâtiment
Au départ, on dispose d’un plan d’organigramme. Les portes sont repérées, les combinaisons définies, les passes partiels et le passe général prévus selon les besoins. On sait ce qui a été fabriqué et où cela doit être posé.
Puis un local change d’usage. Un cylindre est remplacé dans l’urgence. Un agent part, un autre arrive. Des doubles sont commandés et un prestataire conserve une clé plus longtemps que prévu. Chaque événement est compréhensible. Encore faut-il que quelqu’un reporte ce qui s’est passé.
Il arrive qu’une partie des informations reste chez le serrurier, une autre dans un fichier et une troisième dans la mémoire du responsable technique. Quand ce responsable change de poste, son successeur doit refaire une bonne partie de l’enquête.
Ce sont ces situations qui m’intéressent : faire en sorte qu’une personne puisse reprendre la gestion sans avoir à connaître toute l’histoire du bâtiment.
Relier les informations qui vont ensemble
Un plan d’organigramme indique les ouvertures prévues. Pour gérer le bâtiment, il faut aussi connaître les détenteurs, les quantités de clés disponibles, les prêts en cours et les retours attendus.
Dans CLEMAX, ces informations sont reliées. On peut partir d’une porte pour consulter les clés qui l’ouvrent, puis leurs détenteurs enregistrés. On peut aussi partir d’une personne et retrouver les clés qui lui ont été remises. Le suivi des prêts, des retours et des émargements complète le plan.
La commande de doubles s’appuie alors sur un numéro identifié, avec les justificatifs et les validations nécessaires. Cela évite de devoir expliquer au téléphone que l’on veut « la même clé que celle du local au fond du couloir ».
Un tableur bien tenu peut rendre de grands services. Ce qui devient difficile, c’est de suivre les mêmes informations dans plusieurs fichiers, un cahier de prêts et une boîte de mails. J’ai voulu réunir ce travail dans un endroit où les liens entre portes, clés et personnes restent compréhensibles.
Garder une conception simple
Mon expérience de serrurier guide aussi la façon dont je souhaite accompagner les utilisateurs. Un organigramme doit pouvoir se comprendre plusieurs années après sa création.
Il vaut mieux définir les accès autour des fonctions : entretien, enseignement, administration, locaux techniques. Les personnes prennent ces fonctions, puis les quittent. Si l’on dessine une clé très particulière pour chaque personne, les exceptions restent dans les cylindres longtemps après leur départ.
Les mêmes variures, ou MV, permettent de regrouper les portes qui doivent réellement avoir les mêmes ouvertures. Les passes partiels se réservent aux besoins qui les justifient. Et, avant de fabriquer, il faut penser aux portes et aux bâtiments que l’on ajoutera peut-être plus tard.
CLEMAX doit aider à conserver cette logique, avec les informations nécessaires pour la comprendre et la faire évoluer.
Un outil utile à ceux qui tiennent les clés
Je pense aux services techniques, aux communes, aux établissements de santé, aux entreprises, aux bailleurs et aux syndics. Mais, derrière ces structures, il y a surtout des personnes qui doivent remettre une clé, la récupérer, préparer une intervention ou répondre à une demande de double.
Le logiciel doit leur faire gagner du temps dans ces tâches précises. Il doit aussi laisser une trace que leur collègue pourra retrouver.
Il reste nécessaire de vérifier le terrain. Si le mauvais cylindre a été posé sur une porte, ou si une clé a changé de main sans enregistrement, un écran ne le découvrira pas tout seul. Le logiciel tient les informations qu’on lui confie ; les équipes et le serrurier les rapprochent de la réalité.
C’est dans cet esprit que je construis CLEMAX : un plan d’organigramme que l’on peut consulter, compléter et transmettre, avec le suivi quotidien des clés qui l’accompagne.
Pour découvrir le fonctionnement concret, vous pouvez lire comment gérer les prêts de clés avec émargement.