« Il nous faut quelque chose de simple, avec un passe pour le responsable. » La demande est courante, mais le mot simple ne précise pas encore les ouvertures. Faut-il une clé différente pour chaque bureau ? Une même clé pour plusieurs portes ? Des parties communes accessibles à toutes les clés ?
Les termes clé individuelle, passe partiel et passe général permettent de décrire le besoin. Il faut ensuite les traduire dans un plan d’organigramme.
Ce que l’on appelle un organigramme simple
L’expression n’a pas une définition assez précise pour servir seule à une commande. Elle peut désigner quelques cylindres à clés différentes, un petit ensemble sous PG, ou des cylindres regroupés sur une même clé.
Prenons trois bureaux indépendants. Chacun peut avoir sa combinaison et sa clé individuelle. On peut prévoir un PG ouvrant les trois, sans créer de niveau intermédiaire. C’est un organigramme peu complexe, mais il possède déjà plusieurs clés aux ouvertures différentes.
Autre cas : trois portes donnent accès à une même pièce et doivent avoir exactement les mêmes ouvertures. Elles peuvent être en MV. Une seule clé individuelle les ouvre, sans qu’il soit nécessaire de créer un PP pour cela.
Il est donc plus utile de décrire les portes et les ouvertures souhaitées que de demander seulement « un système simple ».
Le passe partiel correspond à un groupe
Le PP ouvre un sous-ensemble défini. Dans un service de six bureaux, chacun peut conserver sa clé individuelle et le responsable recevoir un PP ouvrant les six.
Le groupe peut suivre une fonction, un bâtiment ou un ensemble de locaux. On ne décide pas automatiquement qu’un étage doit correspondre à un PP : deux services peuvent occuper le même étage tout en devant rester séparés.
Il faut également éviter les associations faites pour une seule personne. Si un collaborateur travaille temporairement dans deux services, nous étudions son besoin avec les responsables. Deux clés sur le même anneau permettent de lui retirer l’une des fonctions plus tard sans reprendre tout son périmètre.
Un PP ne se rajoute pas sans conséquence. Il utilise une partie des possibilités de codage. En multiplier le nombre peut compliquer l’organigramme et limiter les extensions futures.
Le passe général possède une portée plus large
Le PG ouvre les combinaisons qui lui sont attribuées dans l’ensemble du plan. Certaines exclusions peuvent être conservées, par exemple pour un local dont l’accès doit rester indépendant.
La fonction de la personne ne suffit pas à justifier sa remise. Un directeur, un gardien ou un responsable technique peut avoir besoin d’accès très différents selon le site. On regarde ses missions, les astreintes et les solutions de secours avant de choisir.
Le suivi porte aussi sur les exemplaires. Un même numéro de PG peut correspondre à plusieurs clés physiques. Il faut connaître celles qui ont été reçues, remises, rendues, perdues ou conservées en réserve. Un marquage individuel supplémentaire peut être prévu dans certains systèmes ; il n’est pas présent partout.
Le cas particulier des parties communes
Dans une copropriété, la clé d’un appartement peut ouvrir aussi l’entrée et le local poubelles grâce aux OC. Elle reste une clé individuelle ; elle n’est pas devenue un PP parce qu’elle ouvre plusieurs portes.
Cette précision compte après une perte. On doit examiner toutes ses ouvertures, et pas seulement la porte de l’appartement. Elle compte aussi lors d’une extension, lorsqu’on souhaite ajouter un accès commun à des clés existantes.
Une clé de service peut, de son côté, ouvrir seulement les OC prévues au plan. Son usage convient alors aux intervenants qui n’ont pas à entrer dans les logements.
Choisir sans distribuer trop large
La conception part des fonctions et des locaux, puis recherche les regroupements possibles. Les MV évitent certains PP inutiles ; les clés individuelles conservent la séparation des accès sensibles ; les PP réunissent les groupes qui le nécessitent.
Quand l’organisation est comprise, les personnes chargées des remises peuvent choisir la bonne clé sans donner le PG dans le doute. C’est aussi ce qui facilite la lecture des données dans CLEMAX : on retrouve les ouvertures d’un numéro, puis les détenteurs auxquels des exemplaires ont été confiés.
Les différents types d’organigrammes permettent d’aller plus loin dans les combinaisons de ces montages.
