Avant de mettre à jour un organigramme, il faut préciser ce que l’on veut corriger. Le cylindre posé n’est-il plus celui du plan ? Un détenteur a-t-il changé ? Souhaite-t-on donner de nouvelles ouvertures à une clé ?
Ces demandes conduisent à des travaux différents. Renommer un local ne modifie pas son cylindre. Corriger le nom d’un détenteur ne récupère pas sa clé. Ajouter une croix au tableau ne donne pas physiquement une ouverture supplémentaire.
Conserver les documents de départ
On réunit le plan actuel, les versions antérieures utiles, les commandes et les comptes rendus d’intervention. Le serrurier qui suit l’organigramme peut également détenir les informations des extensions.
Il faut identifier la version qui servira de base et conserver les autres sans les mélanger. Si deux plans se contredisent, on relève le désaccord. On ne choisit pas automatiquement le plus récent : une modification de mise en page peut être postérieure à un document technique plus complet.
Les numéros d’organigramme, de clés et de combinaisons sont à conserver avec soin. Ils permettent de retrouver ce qui a été fabriqué. Un libellé de local peut changer ; le numéro historique aide à faire le lien.
Si vous souhaitez reprendre ce dossier dans CLEMAX, vous pouvez nous faire examiner votre fichier. Nous vérifions son contenu avant de préparer la reprise ; tous les anciens plans ne se prêtent pas à un import automatique.
Faire le rapprochement avec les portes
On parcourt le bâtiment par zone, avec une liste des portes et un repérage stable. Pour chacune, on vérifie l’emplacement, le cylindre connu et les modifications intervenues. Les accès ajoutés, supprimés ou condamnés doivent apparaître dans le relevé.
Les essais utiles se préparent avec le responsable du site. On contrôle les ouvertures attendues et les exclusions importantes. Une porte qui s’ouvre avec une clé inattendue mérite d’être examinée, même si les autres essais correspondent au plan.
Certains points resteront inconnus après une première visite. Il vaut mieux les noter et prévoir un complément que d’attribuer une combinaison par ressemblance avec une autre clé.
Reprendre le stock et les détenteurs
Le comptage porte sur les clés disponibles, les trousseaux et les exemplaires confiés. Pour une même clé, plusieurs objets peuvent partager le même numéro. Il faut rapprocher les quantités reçues, les remises enregistrées, les retours et les pertes déclarées.
Un détenteur peut confirmer qu’il possède encore un exemplaire ; lorsque l’enjeu le justifie, on organise une vérification physique. Les clés confiées aux entreprises extérieures et celles conservées pour les astreintes doivent être incluses dans la reprise.
Une clé non rendue reste une information à traiter. On ne supprime pas la fiche d’une personne partie pour faire disparaître le problème du tableau.
Séparer les corrections des nouvelles demandes
Les écarts documentaires peuvent conduire à renommer une porte, corriger une association ou rétablir une information de prêt après vérification.
Si l’on souhaite modifier les ouvertures, l’étude doit porter sur le système réel. Dans notre offre, nous traitons cette demande comme une extension sur les portes concernées, avec remplacement des cylindres. On précise les clés et passes à conserver, les ouvertures à retirer et les regroupements MV à revoir.
Pour de nouvelles portes, il faut identifier les PP existants, les nouveaux PP éventuels, les combinaisons à réutiliser et les OC concernées. La réserve réellement disponible doit être vérifiée. Un organigramme n’a pas une capacité illimitée parce que l’on peut encore ajouter des lignes à son fichier.
Une reprise complète n’est pas systématique. On compare les possibilités d’une correction ciblée à celles d’un remplacement plus large, en regardant la sécurité, le coût et les besoins futurs.
Mettre à jour après les travaux
Le plan final doit décrire les cylindres effectivement posés. On contrôle les numéros, les ouvertures prévues et les exclusions, puis on enregistre les nouvelles remises et les retours des clés remplacées.
Les inconnues qui subsistent doivent rester visibles. Le compte rendu conserve aussi le motif des décisions : un local isolé volontairement du PG ne doit pas être réintégré six mois plus tard parce que quelqu’un pense avoir trouvé un oubli.
CLEMAX permet de tenir les portes, les clés et les prêts dans un même ensemble de données. La méthode doit prévoir qui le met à jour après une intervention ou un mouvement de clés. Une mise à jour faite juste après les travaux sera plus facile à vérifier qu’une reprise de tout le dossier quelques années plus tard.