Certaines erreurs d’organigramme se voient à la livraison : une clé n’ouvre pas la porte prévue. D’autres apparaissent beaucoup plus tard, quand on veut créer un PP supplémentaire ou comprendre pourquoi un ancien collaborateur disposait d’une clé aussi particulière.
On peut en éviter une bonne partie en prenant du temps sur les usages avant la fabrication, puis en conservant les informations des changements.
Dessiner les accès personne par personne
Un tableau qui croise chaque personne avec chaque porte paraît précis. Il peut devenir très compliqué à réaliser si toutes les lignes comportent des exceptions.
Une personne remplace un collègue, intervient dans deux services ou possède un accès supplémentaire pour une mission ancienne. Si l’on transforme chaque situation en une clé spécifique, ces particularités restent dans l’organigramme lorsque les personnes partent.
Nous commençons donc par les fonctions et leurs besoins. Les personnes reçoivent ensuite les clés correspondantes. Pour un besoin transversal, on interroge les responsables et l’on examine la solution de deux clés, qui pourront être séparées lors d’un changement de fonction.
Créer un PP alors que des MV suffisent
Les deux portes d’une même pièce doivent généralement avoir les mêmes ouvertures. Les mettre en MV peut répondre au besoin sans ajouter un PP destiné uniquement à les réunir.
Chaque passe supplémentaire utilise des possibilités de codage. Il faut garder ces possibilités pour les groupes qui en auront réellement besoin, aujourd’hui ou lors d’une extension.
Le regroupement a toutefois ses limites. Des locaux actuellement utilisés par les mêmes personnes peuvent devoir rester indépendants demain. La sensibilité et la fonction comptent : on ne réunit pas une classe et un local électrique seulement parce qu’un agent possède les deux clés.
Demander des droits différents sur des cylindres en MV
C’est une contradiction que l’on retrouve dans les tableaux de préparation. Deux lignes sont indiquées en MV, puis un PP est coché sur l’une et pas sur l’autre.
Les cylindres partageant la même combinaison ont les mêmes ouvertures. Si la différence de PP est nécessaire, il faut abandonner ce regroupement ou revoir le besoin. La question se règle avant le codage, avec le client, plutôt qu’en corrigeant silencieusement les croix.
Ne prévoir que les portes présentes aujourd’hui
Avant de choisir un système, nous demandons si tout le bâtiment sera équipé, s’il reste des portes à reprendre et si une extension est envisagée. Il faut aussi anticiper les PP futurs.
Dans notre pratique, nous prévoyons par défaut au moins 20 % de réserve de combinaisons ou de PP, selon l’étude. Ce choix demande un système capable de répondre à la répartition souhaitée. Une capacité théorique annoncée pour un cylindre ne suffit pas à établir la réserve utilisable d’un organigramme avec ses passes et ses OC.
Oublier ce travail peut rendre une petite extension beaucoup plus coûteuse quelques années plus tard.
Confondre une correction d’écran et un changement d’accès
Retirer un détenteur d’une liste ne fait pas revenir sa clé. Supprimer une ouverture dans un fichier ne modifie pas le mécanisme du cylindre.
Il faut distinguer les informations à corriger, les clés à récupérer et les ouvertures à neutraliser. Les changements physiques sont étudiés avec le serrurier ; dans notre offre, ils passent par le remplacement des cylindres concernés.
Laisser le suivi à la mémoire d’une personne
Un plan fiable doit pouvoir être repris par un collègue. Cela suppose des numéros stables, des désignations de portes compréhensibles et des prêts enregistrés jusqu’au retour.
Le cylindre de dépannage, la commande de doubles et le prêt prolongé doivent trouver leur place dans le suivi. Sinon, la personne qui connaît l’histoire répondra encore pendant quelque temps, puis l’information se perdra avec son départ.
CLEMAX relie les données de portes, de clés et de détenteurs. Les équipes doivent néanmoins lui transmettre les changements et signaler les inconnues. Les contrôles du terrain et la tenue du logiciel font partie du même travail.
Pour reprendre un existant, la méthode de mise à jour de l’organigramme permet de séparer ces différents chantiers.
